O ISS foi retido pelo cliente e o município está cobrando novamente da prestadora: o que fazer?
Quando o tomador desconta o ISS do valor pago à prestadora e, posteriormente, o município cobra o mesmo imposto da empresa que executou o serviço, é necessário reconstruir a operação para verificar onde o ISS era devido, quem possuía responsabilidade pelo recolhimento e se o valor retido efetivamente chegou aos cofres municipais.
O simples fato de constar “ISS retido” na nota fiscal não resolve sozinho a discussão.
Da mesma forma, o município não deve ser considerado automaticamente correto apenas porque seu sistema aponta uma pendência.
A análise precisa responder pelo menos quatro perguntas:
- onde o ISS era devido naquela prestação;
- se existia obrigação de retenção pelo tomador;
- qual legislação municipal disciplinava a responsabilidade;
- se o imposto retido foi efetivamente recolhido e vinculado à operação.
Somente depois desse cruzamento é possível avaliar se existe efetivamente uma cobrança duplicada, um problema de recolhimento pelo tomador, uma retenção feita de forma incorreta ou um débito que permaneceu sob responsabilidade da prestadora.
ISS retido e ISS recolhido são a mesma coisa?
Não. Essa é uma das distinções mais importantes nesse tipo de cobrança.
A retenção ocorre quando o tomador desconta do valor devido à prestadora a parcela correspondente ao imposto.
O recolhimento ocorre quando o responsável efetivamente paga o tributo ao município competente.
Imagine uma nota fiscal de R$ 100 mil na qual o tomador desconta determinado valor a título de ISS e paga à prestadora apenas o valor líquido.
Do ponto de vista financeiro da prestadora, houve retenção.
Mas, para analisar a situação tributária, ainda é necessário verificar se o tomador:
- estava obrigado a realizar aquela retenção;
- utilizou a alíquota correta;
- recolheu o imposto ao município competente;
- informou corretamente a operação;
- vinculou o recolhimento ao prestador e à nota fiscal correspondentes.
Quem é responsável pelo pagamento do ISS quando existe retenção pelo tomador?
A regra geral da Lei Complementar nº 116/2003 estabelece que o contribuinte do ISS é o prestador do serviço.
A própria lei complementar, porém, permite que municípios e Distrito Federal atribuam expressamente a responsabilidade pelo crédito tributário a terceira pessoa vinculada ao fato gerador.
Essa atribuição pode, conforme a legislação aplicável, excluir a responsabilidade do contribuinte ou mantê-la em caráter supletivo, total ou parcialmente.
Além disso, a Lei Complementar nº 116/2003 estabelece hipóteses específicas em que determinadas pessoas são responsáveis pelo imposto, incluindo situações envolvendo serviços expressamente indicados em seu artigo 6º.
Por isso, não existe uma resposta segura baseada apenas na frase “o ISS foi retido”.
É necessário identificar:
| Pergunta | Por que importa |
|---|---|
| Qual serviço foi prestado? | A classificação do serviço influencia local de incidência e regras de responsabilidade. |
| Onde o serviço foi tributado? | É necessário identificar qual município possuía competência para exigir o ISS. |
| Quem era o tomador? | Determinadas regras de responsabilidade dependem da condição do tomador. |
| Existia lei municipal atribuindo responsabilidade? | A LC 116 permite que a legislação municipal atribua expressamente responsabilidade a terceiro vinculado ao fato gerador. |
| A responsabilidade substituía ou complementava a do prestador? | Isso interfere diretamente em quem pode ser cobrado. |
Qual município pode cobrar o ISS sobre o serviço?
Antes de discutir a retenção, é necessário determinar onde o imposto era devido.
A Lei Complementar nº 116/2003 contém uma regra geral para definição do local de incidência do ISS e diversas exceções relacionadas a serviços específicos.
Por isso, não é seguro assumir que o imposto pertence sempre ao município da sede da prestadora ou sempre ao município do tomador.
A análise deve partir do serviço efetivamente executado e de seu enquadramento na lista anexa à legislação.
Em uma operação entre empresas localizadas em municípios diferentes, podem existir três perguntas distintas:
- qual é o estabelecimento prestador;
- qual é o serviço efetivamente contratado e executado;
- qual regra territorial da LC 116 se aplica àquele serviço.
Para uma visão mais ampla sobre incidência, base de cálculo e hipóteses de cobrança indevida, consulte também o conteúdo sobre ISSQN, ISS e contestação de cobrança indevida.
Quais documentos precisam ser reunidos para analisar a cobrança de ISS?
O objetivo é reconstruir a mesma prestação sob três perspectivas: contratação, faturamento e tributação.
Entre os documentos que podem ser relevantes estão:
- contrato de prestação de serviços;
- ordem de serviço ou documento equivalente;
- nota fiscal de serviços;
- comprovante do valor líquido recebido pela prestadora;
- documento demonstrando o valor retido pelo tomador;
- comprovante de recolhimento do ISS, quando disponível;
- declaração municipal relacionada à operação;
- livro ou relatório fiscal do período;
- razão contábil das contas relacionadas;
- comunicação enviada pelo tomador sobre a retenção;
- guias ou documentos municipais de arrecadação;
- notificação, auto de infração ou cobrança recebida pela prestadora;
- legislação municipal vigente no período da prestação;
- cadastro municipal da prestadora e do tomador, quando relevante.
Quando a cobrança envolve várias notas, é recomendável montar uma planilha individualizando cada prestação.
| Nota | Valor do serviço | ISS retido | Valor recebido | Recolhimento localizado? |
|---|---|---|---|---|
| NFS-e 001 | A conferir | A conferir | A conferir | Sim / Não |
| NFS-e 002 | A conferir | A conferir | A conferir | Sim / Não |
Como a prestadora pode demonstrar que sofreu a retenção do ISS?
A prova deve ser construída a partir do conjunto documental da operação.
Dependendo do caso, podem ser confrontados:
- valor bruto da nota fiscal;
- indicação de retenção na NFS-e;
- valor efetivamente depositado pelo cliente;
- demonstrativo de pagamento do tomador;
- documento de retenção fornecido pelo cliente;
- lançamento contábil do valor retido;
- eventual guia municipal;
- declarações fiscais do período.
Exemplo: se uma nota fiscal registra valor bruto de R$ 200 mil e o cliente transfere um valor inferior porque descontou ISS, a diferença financeira ajuda a demonstrar a retenção.
Mas ainda será necessário investigar se o valor descontado foi recolhido e se a retenção observou as regras aplicáveis àquela prestação.
E se o tomador reteve o ISS da prestadora, mas não recolheu o imposto?
Esse é um dos cenários que exigem maior cuidado.
A empresa prestadora pode demonstrar que recebeu valor líquido porque o tomador descontou o imposto, mas isso não significa automaticamente que o município recebeu o valor.
Para definir quem pode ser responsabilizado pela falta de recolhimento, é necessário verificar a legislação aplicável à operação.
O artigo 6º da Lei Complementar nº 116/2003 permite que a legislação municipal atribua responsabilidade pelo crédito tributário a terceiro vinculado ao fato gerador, inclusive com exclusão da responsabilidade do contribuinte ou com sua manutenção em caráter supletivo.
A própria lei complementar também prevê hipóteses específicas de responsabilidade do tomador ou intermediário.
Assim, diante de retenção sem recolhimento, a análise precisa responder:
- a retenção era obrigatória?
- quem a lei apontava como responsável?
- a responsabilidade do tomador substituía a da prestadora?
- existia responsabilidade supletiva?
- qual município era competente para receber o imposto?
- há prova de que o tomador efetivamente descontou o valor?
- há prova de que o recolhimento não foi realizado ou foi realizado de forma incorreta?
Essas respostas são necessárias antes de concluir se a cobrança contra a prestadora é válida ou se deve ser contestada.
E se o tomador recolheu o ISS para um município e outro município está cobrando a prestadora?
Nesse cenário, o problema pode ir além da simples falta de baixa do pagamento.
Pode existir uma controvérsia sobre qual município possuía competência para exigir o ISS.
Imagine uma prestadora estabelecida no Município A que executa serviços para uma empresa localizada no Município B.
O tomador retém e recolhe o ISS ao Município B.
Posteriormente, o Município A cobra o imposto da prestadora.
Não é possível resolver o problema apenas apresentando o comprovante de pagamento ao Município B.
Primeiro é necessário determinar, segundo a LC 116 e a legislação aplicável, qual município possuía competência tributária sobre aquela prestação.
A análise deve considerar a classificação concreta do serviço, o estabelecimento prestador, as exceções territoriais previstas na legislação e as circunstâncias efetivas da operação.
O tomador pode ter retido ISS quando não deveria?
Sim. A existência de retenção financeira não significa que a retenção estava juridicamente correta.
Isso pode ocorrer, por exemplo, quando há erro na classificação do serviço, interpretação equivocada da legislação municipal, aplicação incorreta da regra territorial ou inconsistência nas informações cadastrais da operação.
Nesse cenário, a prestadora pode enfrentar uma situação particularmente problemática:
- o cliente descontou o ISS do pagamento;
- a prestadora recebeu menos;
- o município competente continua considerando o imposto devido;
- o valor retido pode ter sido recolhido para outro ente ou tratado de maneira incorreta.
A solução depende da reconstrução da operação e dos procedimentos previstos pelos municípios envolvidos.
É justamente por isso que a empresa não deve presumir que toda cobrança posterior a uma retenção é automaticamente uma bitributação ou uma cobrança inválida.
Como analisar a retenção de ISS quando a prestadora é optante pelo Simples Nacional?
Empresas optantes pelo Simples Nacional possuem regras específicas para retenção de ISS.
A Lei Complementar nº 123/2006 condiciona a retenção na fonte ao atendimento das regras aplicáveis e prevê critérios próprios para a alíquota informada no documento fiscal.
Por isso, quando a prestadora está no Simples, a análise deve incluir:
- se o serviço estava sujeito à retenção;
- qual alíquota foi informada na nota fiscal;
- qual alíquota foi efetivamente utilizada pelo tomador;
- como a operação foi informada no sistema do Simples Nacional;
- se o valor retido foi tratado corretamente na apuração;
- qual município possuía competência sobre o ISS.
Uma retenção calculada ou informada incorretamente pode produzir divergências tanto na relação entre prestadora e tomador quanto na apuração tributária da empresa.
O que fazer quando o município cobra ISS de dezenas de notas já retidas?
Quando a cobrança envolve muitas operações, analisar as notas isoladamente sem um padrão pode tornar a defesa mais difícil.
É recomendável agrupar as prestações conforme características relevantes.
Por exemplo:
| Grupo | Situação | Análise necessária |
|---|---|---|
| Grupo 1 | Retenção e recolhimento comprovados | Confrontar com a cobrança municipal. |
| Grupo 2 | Retenção comprovada, mas recolhimento não localizado | Analisar responsabilidade tributária do tomador e da prestadora. |
| Grupo 3 | Recolhimento para município diferente | Definir competência territorial. |
| Grupo 4 | Retenção aparentemente indevida | Revisar classificação do serviço e legislação municipal. |
Essa separação evita que situações juridicamente diferentes sejam tratadas como se fossem uma única cobrança duplicada.
E se a cobrança de ISS já virou auto de infração?
Quando o município já formalizou a cobrança, a empresa precisa analisar também o procedimento administrativo e o prazo de defesa indicado na legislação local.
Nesse estágio, além da prova da retenção e do recolhimento, devem ser conferidos:
- períodos autuados;
- notas fiscais incluídas;
- base de cálculo utilizada;
- alíquota aplicada;
- enquadramento dos serviços;
- responsabilidade tributária atribuída à prestadora;
- município indicado como competente;
- multas e acréscimos cobrados;
- documentos considerados pela fiscalização;
- prazo e procedimento para impugnação.
O conteúdo sobre como analisar e contestar cobranças indevidas de ISS apresenta o contexto mais amplo desse tipo de exigência.
Como organizar a análise de uma cobrança de ISS já retido?
Uma sequência prática pode ser:
- separar todas as notas fiscais incluídas na cobrança;
- identificar exatamente quais serviços foram prestados;
- confirmar o enquadramento de cada serviço;
- identificar o município competente para exigir o ISS;
- verificar a legislação municipal vigente em cada período;
- identificar se o tomador possuía responsabilidade pela retenção;
- comprovar o valor efetivamente descontado da prestadora;
- localizar os comprovantes de recolhimento realizados pelo tomador;
- conferir se os pagamentos foram vinculados às notas e ao contribuinte corretos;
- separar retenções corretas de retenções potencialmente indevidas;
- comparar os documentos com os valores exigidos pelo município;
- identificar o procedimento administrativo aplicável à cobrança.
A partir desse levantamento, a empresa consegue separar aquilo que é efetivamente devido daquilo que pode decorrer de duplicidade, erro de responsabilidade, retenção indevida ou conflito sobre o município competente.
Por que a cobrança de ISS já retido pode gerar um problema financeiro relevante?
Quando a empresa sofreu a retenção, ela já deixou de receber parte do valor faturado.
Se posteriormente for obrigada a desembolsar novamente o mesmo imposto, o impacto financeiro pode ser significativo, especialmente quando a cobrança reúne diversas competências ou contratos de alto valor.
Por isso, antes de simplesmente parcelar a cobrança, é importante separar:
- valores cuja retenção e recolhimento estão comprovados;
- valores retidos sem prova de recolhimento;
- valores em que a responsabilidade tributária é controvertida;
- valores em que existe discussão sobre o município competente;
- valores efetivamente devidos pela prestadora.
Se, depois dessa análise, permanecer um passivo tributário efetivamente exigível, a empresa pode precisar incorporá-lo a uma estratégia mais ampla de gestão do passivo tributário empresarial.
Checklist para analisar ISS retido que voltou a ser cobrado
Antes de definir a resposta, a empresa pode conferir:
- Qual serviço foi efetivamente prestado?
- Qual item da lista de serviços corresponde à operação?
- Onde estava o estabelecimento prestador?
- Qual município era competente para exigir o ISS?
- A retenção pelo tomador era obrigatória?
- Qual legislação municipal estava vigente na data da prestação?
- A nota fiscal indicava ISS retido?
- O valor foi realmente descontado do pagamento à prestadora?
- Existe comprovante do recolhimento pelo tomador?
- O recolhimento foi feito ao município correto?
- O pagamento foi vinculado corretamente à operação?
- A cobrança municipal envolve exatamente as mesmas notas?
- Existem operações diferentes agrupadas no mesmo lançamento?
- A prestadora é optante pelo Simples Nacional?
- Existe auto de infração ou apenas pendência administrativa?
- Qual é o prazo para apresentação da defesa ou dos documentos?
Perguntas frequentes sobre ISS retido e cobrado da prestadora
Se o cliente reteve o ISS, a prestadora pode ser cobrada pelo município?
A resposta depende da legislação aplicável à operação. É necessário verificar qual município era competente, se havia responsabilidade tributária atribuída ao tomador e se a responsabilidade da prestadora foi excluída ou mantida em caráter supletivo.
A nota fiscal com “ISS retido” prova que o imposto foi pago?
A nota ajuda a demonstrar que a operação foi emitida com indicação de retenção, mas a prova do efetivo recolhimento deve ser analisada separadamente.
Quem recolhe o ISS quando o imposto é retido?
Quando a legislação atribui ao tomador a responsabilidade pelo ISS, cabe analisar as regras específicas aplicáveis à retenção e ao recolhimento. A LC 116 também prevê hipóteses expressas de responsabilidade de terceiros.
O que acontece se o tomador reteve o ISS e não recolheu?
É necessário verificar a legislação municipal e a regra de responsabilidade aplicável à operação para definir quem responde pelo imposto não recolhido. A prova da retenção sofrida pela prestadora também deve ser preservada.
O ISS é sempre devido no município onde está a prestadora?
Não. A LC 116 estabelece uma regra geral de incidência territorial e exceções para determinados serviços. É necessário identificar a natureza da prestação antes de definir o município competente.
Se o tomador recolheu o ISS para o município errado, a prestadora está automaticamente regular?
Não é possível concluir isso apenas com o comprovante. Primeiro é necessário identificar qual município possuía competência para exigir o imposto e analisar os efeitos do recolhimento realizado ao ente diverso.
Empresa do Simples Nacional pode sofrer retenção de ISS?
Sim, nas hipóteses permitidas pela legislação. A LC 123 estabelece regras específicas para retenção do ISS de microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional.
O ISS foi descontado do pagamento e agora está sendo cobrado novamente da empresa?
A Vitorino & Murta analisa as notas fiscais, retenções, comprovantes de recolhimento, legislação municipal e exigência fiscal para identificar a responsabilidade tributária e verificar se existem fundamentos para contestar a cobrança ou regularizar eventual saldo efetivamente devido.
